Bien que notre utilisation de cette technique de gestion de projet était sommaire – cela peut devenir une vraie science dans certaines entreprises – cela contribuait à connaître le statut de chaque projet.

Dernièrement, alors que je cherchais des références sur les indicateurs-clés de performance (Key Performance Indicators – KPI), j’ai découvert le site KPI Library (je n’ai aucun lien avec eux) et je me suis abonné à leur infolettre. Ils offrent différents produits (un dashboard notamment) et listent plusieurs centaines d’indicateurs dans plusieurs domaines.

Je dois dire que je n’ai jamais utilisé leurs services, mais j’ai souvent consulté avec intérêt leur site.

Cette semaine, j’ai reçu un courriel de leur part pour présenter une solution directement reliée à la gestion de la valeur acquise (c’est en anglais). Cela inclut les indicateurs communs relatifs à cette technique, soient: Cost Performance Index, Cost Variance, Earned Value, etc.

Ce qui est intéressant, c’est que c’est également accessible via des applications iPhone et iPad.

Voici un vidéo sur le sujet.

KPI Dashboard – Overview from kpilibrary on Vimeo.

Je tenais à le partager à aux lecteurs de LaGestionDeProjet. N’hésitez pas à commenter si vous l’utilisez déjà.

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L’influence

Que ce soit avant, pendant et même après la tenue d’un projet, le gestionnaire de projet performant se doit de bâtir et d’user de son influence pour tirer son épingle du jeu.

Commençons par une définition de l’influence (tirée de wikipedia.org):

L’influence a pour objectif de modifier le comportement d’une cible sans recours à la contrainte ou la coercition. Dans ce cas, les individus ciblés agissent de leur plein gré, consciemment ou pas, alors que dans le cas de la contrainte ils agissent consciemment contre leur gré.

Évidemment, en lisant cette définition, nous pouvons craindre une certaine manipulation.  Même s’il est vrai que c’est une possibilité, c’est le genre de chose qui ce sait rapidement.

Qu’est-ce que la formation apporte ?

La formation mise sur pied par Richard Juneau permet aux gestionnaires de projet d’en savoir plus sur l’importance de l’influence dans les organisations, de mieux nous connaître en tant qu’individus et d’approfondir certains éléments tels que le MBTI (Myers Briggs Type Indicator) et la PNL (Programmation Neuro-Linguistique).

Pour ma part, l’élément que j’ai apprécié le plus est la cartographie de la perception.  Bien que je connaissais déjà l’influence des comportements sur les environnements et l’inverse, je n’avais pas pris conscience du lien entre l’humeur et le comportement.  En « forçant » un comportement, par exemple en exagérant une joie extrême due à une réussite, nous pouvons modifier notre humeur.  Je l’essaie à l’occasion et ça fonctionne bien.

Informations sur la formation

La prochaine formation aura lieu le 16 juin 2011.  Elle permet d’obtenir 7 PDUs.  Elle aura lieu au Club St-James à Montréal.

Pour obtenir des informations supplémentaires, pour s’inscrire ou pour voir d’autres dates et événements, je vous invite à aller sur le site de Protrain Canada.

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Voici donc 4 règles simples qui auront beaucoup d’impact sur vos communications. Vous serez surpris des résultats.

1- L’objet du courriel est essentiel

Il spécifie au besoin :

• le projet ou le sujet,
• les actions et
• les échéances.

AVANTAGES :

• Permet de déterminer rapidement si le courriel est pertinent
• Permet de classer et retrouver rapidement le courriel parmi les autres.

CONSEIL SUPPLÉMENTAIRE :

• Si l’objet a été écrit dès le début, revalidez-le afin de vous assurer qu’il résume bien le contenu du courriel.

2- Les fichiers mentionnés doivent être joints au courriel.

Afin d’éviter les oublis, mettez en attachement dès le début les fichiers auxquels vous allez référer dans le courriel.

CONSEIL SUPPLÉMENTAIRE :

• De plus en plus de services existent pour le partage en ligne de documents, que ce soit via l’intranet ou des services dans le nuage (Dropbox ou Google Documents par exemple). Expérimentez ces alternatives et utilisez des hyperliens qui pointent vers vos documents.

3- Le format doit être optimal

Avant même de penser au contenu, il faut avoir en tête le format.

Les courriels sont lus de plus en plus sur des appareils mobiles ou via la fenêtre aperçu. De plus, leur nombre est en croissance année après année.

Assurez-vous que l’important se trouve dans un rectangle de 3×5 pouces, afin de capter l’attention plus rapidement.

Optimisez cet espace en visant:

• Une dizaine de phrases courtes (8 à 9 mots) au maximum.
• Format puces plutôt que paragraphes.

AVANTAGE :

• Vous courriels ressortiront du lot et vous bénéficierez d’une rapidité d’action de la part de vos interlocuteurs.

CONSEIL SUPPLÉMENTAIRE :

• Faites en sorte que ce soit facile pour les autres de lire et comprendre votre courriel.

4- Les 3c du contenu : court, clair et concis

En entreprise, les courriels ne sont pas des lettres. Les gens ont peu de temps pour lire et comprendre ce que vous attendez d’eux. Ils prennent en moyenne de 3 à 5 secondes au maximum pour déterminer si c’est important et/ou urgent.

Au niveau du contenu, vous devez inclure ces 3 éléments et dans cet ordre (selon Bill Jenson – Simplicity) :

• Feel : Connectez-vous à eux. Ce sont des êtres humains.
• Know : Expliquez pourquoi ce courriel est important.
• Do : Dites ce que vous attendez d’eux.

Si une action est spécifique à une personne ou à un groupe de personnes, indiquez-le.

Sous votre signature, vous pouvez insérer des rubriques qui contiennent les informations supplémentaires. Ainsi, ceux qui veulent en savoir plus pourront trouver aisément.

AVANTAGES :

• Votre communication sera plus efficace et vous aurez plus de résultats.
• Les gens avec qui vous communiquez vous apprécieront plus.
• Vous saurez si vous utilisez le bon canal de communication (si vous avez de la difficulté à écrire votre courriel en tenant compte de ces règles, c’est un indicateur).

CONSEILS SUPPLÉMENTAIRES :

• Plus vous vous adressez haut dans la hiérarchie, plus les courriels doivent être courts et synthétisés.
• Évitez de mettre plusieurs éléments distincts dans un même courriel. Regroupez par sujet/projet, quitte à faire plusieurs courriels.

En conclusion

Le courriel peut être un moyen très efficace en entreprise pour faire avancer les choses et pour informer. L’avantage primordial est que, même si son utilisation n’est pas optimale, elle est très intégrée dans les habitudes des gens.  D’ailleurs, pour passer à l’entreprise 2.0, c’est l’un des défis d’amorcer ce changement d’habitude.

Ces quelques règles vont vous aider à devenir plus performant en terme de communication. Ce changement d’habitude de votre côté aura également des répercussions systémiques. N’hésitez pas à référer cet article aux gens avec qui vous collaborez.

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Différentes tablettes

L’événement était structuré selon le barcamp traditionnel, mais avec plusieurs modifications étant donné qu’il y avait un souper.  Il faut savoir s’adapter parfois. Cela explique le projecteur. D’un autre côté, ça a permis de montrer en direct des applications, des façons de faire et des trouvailles sur le web.

Nous avons évidemment parlé de l’iPad et de la panoplie de tablettes qui sont déjà présentes ou qui sont sur le point de sortir.  Nous avons également discuté des problématiques courantes en gestion de projet.  Mais la majeure partie de l’événement a porté sur les applications.  Je fais un bref résumé ici de tout cela.

Au niveau des tablettes, nous avons visualisé quelques infographies, dont celle-ci (iPad vs Galaxy Tab vs HP Slate vs BlackBerry Playbook) et celle-ci (iPad2 vs Moto Xoom vs Samsung Galaxay vs…).  Les discussions à ce niveau ont beaucoup plus été sur les avantages et désavantages de l’iPad

Paradigme et révélation ?

Tout au long des discussions sur les différences entre les tablettes, sur les besoins, etc., j’ai eu l’impression que nous regardions les tablettes avec nos paradigmes reliés à l’ordinateur tel qu’on le connait.  Je crois que cela nous limite dans les utilisations que nous pouvons faire des tablettes.

En gros, une tablette nous permet d’accéder à de l’information en mobilité, de visualiser, de modifier (légèrement), d’annoter, etc.

Je crois que la révélation – de mon côté évidemment – a été de réaliser que nous pouvons nous connecter via l’iPad à des ordinateurs plus puissants pour les calculs ou pour accéder à des logiciels spécialisés.  Une tablette est un outil complémentaire à l’ordinateur de table.

Applications

Je résume ici par catégories les différentes applications qui ont été mentionnées durant la rencontre.  Certaines ont été visualisées plus en détail.  Pour ceux qui étaient présents, si vous voyez certains manques ou erreurs, merci de me le mentionner et je mettrai à jour rapidement.

Présentation

• Keynote
• Prezi
• ProPromter

Dessin et prise de note avec crayon

• PenUltimate
• Note Taker HD
• Ghostwriter Notes

Éditeur de texte

• Evernote
• Plaintext
• Simplenote

BI

• Roambi
• MicroStrategy

Télé-conférence

• Fuze Meeting
• Skype

Veille

• Flipboard
• Pulse News

En résumé

Évidemment, ce billet n’est pas de la grosse littérature, l’idée étant simplement de laisser une trace de ce qui s’est dit.

Au niveau de la gestion de projet, l’utilisation du iPad n’est pas une nécessité, mais il peut devenir un outil puissant.  Évidemment, étant donné ses forces et faiblesses, il ne sera pas utilisé partout.  L’ordinateur – de table ou portable – a toujours sa place.

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Florent Arneodo, au nom du comité organisateur, a eu la gentillesse de m'informer de cet événement qui aura lieu à Québec dans exactement un mois, soit le 3 mars 2010, et qui portera sur la gestion des risques.  Le tout aura lieu à l'Université Laval de 8h30 à 16h30.  Les 3 principaux thèmes sont:

• le risque organisationnel
• le risque de projet
• le risque de sécurité de l'information

Vous pouvez consulter le programme pour en savoir plus, mais voici quand même quelques éléments qui ont attiré mon attention:

• Patrick Des Marais animera un atelier pratique en évaluation des risques Gestion des risques de projet.  Pour ceux qui se rappellent, j'avais fait un résumé en septembre dernier d'un atelier de Patrick qui avait eu un grand succès : Gestion des risques simple et rapide en 10 points.
• Anne Choquette présentera le Risque organisationnel.  Anne m'a beaucoup aidé dans l'organisation de l'événement How NASA Builds Teams.  Je suis sûr que ce sera extrêmement intéressant.

J'ai donc plusieurs raisons d'aller faire un tour.

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Ne vous en faites pas, je n’entrerai pas dans les méandres du lean.  Je vais rester en surface et parler de valeur ajoutée et de gaspillage.

L’information n’est pas tout le temps à valeur ajoutée

Chaque fois que quelqu’un lit, analyse, traite, etc. une information, une opération est effectuée.  On utilise une fraction de la capacité de la personne ou de l’équipe.

Il y a un pourcentage de chance que celle-ci n’apporte aucune valeur ajoutée (100% gaspillage et perte de temps).  Il y a aussi un pourcentage de chance que seulement une partie de l’information soit pertinente.

Au bout du compte, tout ça s’accumule.  Si vous êtes la seule personne à la lire, est-ce négligeable ?  Et si vous êtes plusieurs ?

Filtrer en tout temps l’information non pertinente

Mon point, c’est que l’information doit être continuellement filtrée pour éviter qu’elle n’engorge inutilement les environnements de travail.

Optimiser la circulation de l’information dans un projet ou par extension dans une entreprise, ça veut dire avant tout s’assurer de stopper à tout instant l’information non-pertinente : elle ne doit pas entrer dans le système.  C’est aussi corriger les erreurs et bonifier l’information.  Tant qu’à l’avoir « dans les mains », aussi bien en faire quelque chose de bien.  Donnez-lui de la valeur, parfois même en l’ignorant.

Règles à suivre (suggestions)

Je suggère donc ces règles à suivre avant de distribuer de l’information:

• Transmettre uniquement les informations à valeur ajoutée – filtrer
• Extraire l’essentiel de l’information – couper le gras et l’inutile
• Corriger l’information et combler les manques
• Bonifier l’information en ajoutant des sources ou des mots clés

Évidemment, les mêmes règles s’appliquent et sont fortement recommandées avant de « créer » de l’information.

Bonus

Je vous suggère d’éviter l’utilisation de la boîte de courriels pour faire circuler l’information.  Utilisez plutôt celle-ci pour les actions, questionnements, échanges, etc.

En rassemblant les informations dans un lecteur RSS ou dans un wiki par exemple, vous serez en mesure d’optimiser vos façons de faire et vous ferez gagner du temps à tout le monde.  La gestion de votre boîte de courriels sera plus simple et vos priorités seront plus claires.

Dans le lean, on dit:

Une place pour chaque chose et chaque chose à sa place.

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