Dans les projets, nous ajoutons des marges de sécurité un peu partout et pourtant, les projets ne finissent pas plus tôt. Comment cela se peut-il ? Et bien, dans le livre Critical Chain, trois éléments sont pointés du doigt: le syndrome de l'étudiant, la loi de Parkinson et le multi-tâches.
Voici donc la suite de PERT, Gantt et focus en gestion de projet.
Tout d'abord, sachez que j'ai sauté deux chapitres. Ceux-ci aident à voir le cheminement de la pensée du professeur alors qu'il participe à une conférence portant sur le goulot en production. J'y reviendrai au besoin. Revenons maintenant aux 3 éléments qui expliqueraient les retards dans les projets.
Le syndrome de l'étudiant
Peu importe le temps qu'une personne a pour faire une tâche, elle risque d'être en retard. Pourquoi ? Parce que les travaux débutent très souvent au dernier moment. D'ailleurs, plusieurs disent qu'ils travaillent mieux sous pression. Les premiers jours sont donc perdus inutilement. Probablement un vestige de nos façons de faire alors que nous étions étudiants.
Impact: toute marge de sécurité ajoutée sera perdue et le projet a de fortes chances de finir plus tard que prévu.
Loi de Parkinson
Une tâche prendra toujours la durée prévue même si le temps nécessaire pour la réaliser est inférieur. Les gens n'ont habituellement aucun intérêt à finir une tâche plus tôt. Ça pourrait même être mal vu. J'ai 3 jours, ça va prendre 3 jours. J'en ai quatre, alors ce sera 4.
Impact: tout gain sur une tâche est perdu pour l'ensemble du projet, alors que toute perte se répercute sur l'ensemble du projet.
Multi-tâches
L'utilisation du multi-tâches en entreprise est très valorisée, car il y a plusieurs projets en même temps et cela peut favoriser l'efficacité locale. Par contre, sur les résultats globaux, c'est autre chose. D'ailleurs, je vous invite à lire Pourquoi valoriser le multitasking puisqu'il nous rend inefficace ?
Impact: même si certaines tâches seront débutées plus tôt, elles seront toutes livrées plus tard. Il y a des exceptions, mais si nécessaire, j'ajouterai un diagramme pour illustrer ce propos.
En conclusion
Il ne faut pas se faire d'illusion. Ces 3 éléments font partie intégrante de nos façons de faire. On fait tout en même temps, on perd nos marges de sécurité en route et on débute le plus tard possible. Portrait pessimiste ?
Évidemment, on peut dire que c'est différent en fonction des industries. Mais est-ce jouer à l'autruche ?
Pour ceux qui sont familiers avec les méthodes agiles, est-ce que celles-ci permettent d'éviter ces 3 écueils ?
Pingback: Tweets that mention Syndrome de l’étudiant, loi de Parkinson et multi-tâches -- Topsy.com
Bonjour,
Article intéressant, présentant des phénomènes en effet bien présents.
Je partagerais néanmoins mon avis concernant deux de ces phénomènes vus de manière plutôt péjoratifs dans l’article alors qu'ils ont néanmoins des côtés positifs.
Tout d’abord le syndrome de l’étudiant : Dans un premier temps, ce n’est pas forcément source de retard, mais source de travail à la dernière minute. Cela entraine de la pression et des risques de retard plus élevés surtout en cas de problèmes inopinés de dernières minutes (problèmes informatiques qui peuvent être fatals…) Cependant, il faut bien voir la réalité derrière ce phénomène. Pourquoi faire à la dernière minute ce que l’on pourrait faire plus tôt ?
Par paresse ? Probablement je vous dirais.
Pour obtenir en attendant d’obtenir un maximum d’information ? Peut-être (et même inconsciemment)
En effet, plus on attend dans le temps, plus on obtient de l’information sur les tâches à faire, les attentes des autres, la façon de réaliser la tâche. Cela peut se faire de manière proactive, en cherchant à en connaître d’avantage, mais aussi de manière passive. Cela permet de traiter plus simplement les demandes de changement puisque l’on ne va pas changer ce qui est fait mais changer dans ce que l’on va faire. (Le fait de changer ce que l’on va faire et pas ce qui est fait à un impact significatif sur la motivation et la satisfaction de la tâche effectuer. Faire quelque chose d’inutile n’est jamais plaisant, c’est le sentiment d’avoir perdu son temps) Faire au dernier moment a pour effet une meilleure maitrise de ce qui est fait (car on dispose de plus d’informations), et qui peut alors se faire dans des délais plus condensés. De plus, le fait de travailler intensément sur un sujet dans des délais sérés entraine une prise en main de l’ensemble du sujet en même temps et peu apporter de la cohésion dans ce qui est fait, plutôt que de « faire trainer » sur la longueur une tâche et du coup et parfois incohérent dans une démarche qui s’étire dans le temps. Néanmoins ce travail sous pression dans des délais très réduit prive d’une certaine prise de recule les prises de décisions, et peuvent entrainer des conséquences plus fâcheuses.
Un autre point qui me semble important concernant ce syndrome de l’étudiant, et le fait que ces phases moins productives ne sont pas forcément une perte de temps, mais des périodes de repos et de prises de recule sur les différents éléments. Le repos, aussi bien physique, qu’intellectuelle est selon moi une nécessité absolue aussi bien en terme d’efficacité et d’efficience, et combien de fois je me suis sentit plus productif de faire une coupure d’une heure et de travailler deux heures après, que des personnes qui ont travaillé trois heures en continue. C’est un point essentiel pour pouvoir disposer de l’ensemble de ces moyens pour traiter au mieux les problèmes.
Le muti-tâches quand à lui offre aussi cette prise de recule (quand pratiquer de manière raisonnée) en permettant de « reposer » l’esprit d’un projet, d’une tâche, en effectuant une autre tâche. Cela permet aussi d’obtenir un temps pour pouvoir avoir une autre vision des projets, et avoir cet œil un peu plus extérieur que d’être littéralement plongé dans une seule tâche et se déconnecter d’une certaines manières aux enjeux plus globaux, et à la vision d’ensemble du projet, de l’entreprise…
Pour terminer, je dirais qu’il faut se méfier de ces phénomènes qui sont parfois décris comme contreproductifs, et qu’il faut parfois essayer d’analyser plus en profondeur pour se rendre compte qu’ils ne sont pas forcément si négatifs que ça, et que ce qui fait « perdre » du temps de productivité en apparence, fait en réalité gagner en cohérence, en vision d’ensemble et en qualité de production.
D’une manière générale, je ne pense pas que l’homme peut être fonctionnel à 100% de ces capacités en permanence, et ces phénomènes qui peuvent paraître contreproductifs sont parfois ces repos dont il a besoin pour être opérationnel comme il se doit le reste du temps.
Bonjour Arnaud,
tout d’abord, merci pour le commentaire détaillé. Ta réflexion fait ressortir des points intéressants. Prenons-les un à un.
Le syndrome de l’étudiant est un problème dans ce sens ou peu importe le temps qui sera donné – en autant qu’il soit supérieur au minimum pour effectuer la tâche – le travail aura des risques de retard. Au niveau de la planification, ça revient à dire que la sécurité qui est insérée dans chacune des tâches n’est aucunement garante du succès. Il est vrai qu’on doive attendre souvent plusieurs éléments avant de pouvoir commencer. On pourra voir plus tard dans la suite du roman qu’il faut s’assurer de donner tous les éléments nécessaires dès le début. Ainsi, si ceux-ci sont absents, on lève une alarme.
Évidemment, si les tâches ont des durées de plus de 2 semaines, je conseillerais au responsable de revoir son WBS et de détailler un peu plus en détail. Ça peut varier selon l’industrie.
Pour ce qui est du multi-tâches, il est vrai que le cerveau se doit de se recharger. Mais encore là, ça ne veut pas dire que ce doit être du multi-tâches. Ça peut être de revoir les priorités, compléter des tâches administratives, prendre une pause, … Pas nécessairement travailler sur autres choses. À partir de 3 tâches, une récente étude démontre que le cerveau est plus lent et fait plus d’erreurs. Je rajouterai le lien dans le billet.
Encore là, travailler 2 heures sur une tâche c’est déjà beaucoup. Y revenir après 1 heure sur un autre projet, ça l’est également. C’est l’équivalent de travailler en monotâche en alternance. Sauf que chaque tâche qu’on rajoute décale l’ensemble des tâches. Je rajouterai également un graphique à ce sujet qui montre clairement cet effet. Il y a des exceptions et ça peut varier en fonction des priorités.
Peu importe les pour et les contre, l’impact sur le projet sera quasiment tout le temps un délai. Soit on le questionne et on revoit nos paradigmes, soit on en tient compte. Mais il faut arrêter de jouer à l’autruche au niveau des estimés en temps.
Bonjour Mathieu,
Je suis tout a fait d'accord pour la question des estimés de temps qui deviennent du coup quelque peu biaisé.
Je me posais alors la question d'un "double planification". Je ne sais pas si cela a déjà été étudié? Ni même cela est "viable" mais je commence parfois à me poser la question. Une planification pour l'équipe, et une planification communiquée avec la direction, les clients. Celle de l'équipe comprenant ainsi moins de temps de contingence, afin de "forcer" l'exécution au plus tôt des tâches. J’ai pu assister à cet exemple en entreprise, avec un estimé en temps d’un fournisseur, et un estimé interne plus grand, doutant de la capacité du fournisseur à fournir à temps.
Cependant, cette méthode nécessite un certain travail en double dans les estimations, et le suivi ainsi que la mise à jour du plan de projet.
Cette méthode nécessite de ne pas gérer le projet en toute transparence : puisqu’il faut « cacher » les estimés plus large à l’équipe projet, ou aux fournisseurs… sous peine de discréditer le temps qu’il leur ait donné.
Je ne suis pas du tout certain, ni même convaincu de la pertinence de cette méthode, mais me pose néanmoins la question, vis-à-vis de sa capacité à « contourner » ce syndrome bien humain dit syndrome de l’étudiant.
Il est aussi possible de fonctionner avec des primes de fin hâtive pour essayer de forcer à ne pas attendre le dernier moment pour terminer une tâche, néanmoins, ce procédé me semble alors agir dans le sens de biaiser les estimations initiales de temps. De plus, je n’ai jamais vu en pratique cet exemple, et j’ai donc peu de recul sur cette façon de procéder.
Concernant le multi-tâche, je suis entièrement d’accord sur le fait que ce n’est pas le seul moyen de « reposer », que ce n’est d’ailleurs pas spécialement un moyen de reposer le cerveau, mais qu’il permet à faible dose de « s’aérer l’esprit ». J’ai connu des projets, ou j’ai sentis la nécessité de me changer les idées, m’aérer l’esprit pour pouvoir par la suite avancer. En restant au sein du même projet, je me suis intéressé à d’autres activités car j’avais besoin de se changement d’air avant de pouvoir continuer. Et ce changement d’air m’a permis de rester globalement productif pour le projet. Après, travailler avec plus de trois tâches me semble en effet être globalement contre-productif, en entraine le problème d’avancer en parallèle les trois tâches, mais retarder la finalisation de chacune de celles-ci.
Ce que je retiendrai dans les expériences de projet que j’ai eu, c’est qu’il faut arriver à fixer un échéancier qui a l’accord de l’ensemble des membres de l’équipe projet, et qui doit contenir les dates auxquelles les tâches doivent être exécutées. Néanmoins, je vois le problème plus grand, introduit dans cette discussion concernant les projets plus complexe, et les entreprises, néanmoins avec mon peu d’expérience professionnelle, je peux difficilement approfondir plus dans ce domaine.
Pingback: Le multi-tâches, multitâches ou multitasking a la vie dure
Pingback: Le multi-tâches, multitâches ou multitasking a la vie dure | LaGestionDeProjet.com